Служебное совещание: секреты эффективного проведения. Собрание в отделе продаж

Ведение бизнеса, особенно в офисной обстановке, требует сотрудничества на определенном уровне. К примеру, для принятия важных решений часто требуется объективное мнение нескольких человек, а для выполнения важной работы часто требуется опыт многих людей. Собрания – это один из способов структуризации и организации совместной работы, но без четкой цели и контроля собрания легко могут затянуться и стать бесполезными. Умение запланировать, подготовить и самостоятельно провести собрание может сыграть важную роль, если вы хотите, чтобы ваше собрание прошло не впустую и принесло результаты.

Шаги

Часть 1

подготовка к собранию

Обсудите предстоящее собрание c теми, кто будет на нем присутствовать. Когда вы узнали, что вам предстоит провести предстоящее собрание, прежде всего вам следует потратить немного времени на то, чтобы поговорить c людьми, которые будут на нем присутствовать (особенно с высокопоставленными и влиятельными людьми). Спросите у них, не хотят ли они обсудить на собрании что-то конкретное. Примите к сведению их ответы и используйте их в качестве руководства при составлении повестки дня.

• Обращение с вопросом к тем, кто будет присутствовать на собрании касательно того, что бы они хотели обсудить на собрании – это умный ход, так как это не только облегчит составление повестки дня, но и вовлечет их в процесс еще до начала самого собрания. Люди более склонны посещать собрания и слушать, если они знают, что там поднимутся вопросы, которые имеют для них значение.

1. Составьте и раздайте повестку дня. Повестка дня может быть важным подспорьем не только для председателя собрания, но и для гостей, присутствующих на собрании. В повестке содержится важная информация – время и место проведения собрания, и имена участников. А главное – там также отмечены предполагаемые темы для обсуждения, чтобы каждый мог подготовиться. Разошлите повестки дня до того, как начнется собрание; чем важнее собрание, тем раньше следует это сделать.

   • В вашей повестке для обязательно должен быть указан примерный регламент на обсуждение каждого вопроса. Строгое расписание, составленное заранее, поможет вам провести собрание по плану. Несмотря на то, что обсуждение некоторых пунктов вашей повестки может затянуться (а некоторых – ускориться), расписание намного облегчит вашу задачу – вы сможете следить за обсуждением каждого вопроса и внести соответствующие коррективы.

2. Изучите обсуждаемые вопросы и протоколы предыдущих заседаний. Люди, присутствующие на собрании, могут не знать о том, что вы собираетесь обсуждать: некоторые не присутствовали на предыдущих собраниях, а другие просто забыли. Будучи председателем собрания, вам лучше ознакомиться с историей собрания по состоянию на сегодняшний день. Постарайтесь поговорить с людьми, которые были на предыдущих собраниях, чтобы ознакомиться с нерешенными проблемами, которые можно будет затронуть на собрании. Также можно запросить записи предыдущих собраний у официального делопроизводителя для составления плана.

   • Протоколы предыдущих собраний могут послужить важным ресурсом, если вы являетесь председателем собрания. Там подведены итоги проведенных обсуждений и решений, принятых во время предыдущих собраний, что поможет вам сравнительно быстро и легко войти в курс дела. Вы можете даже раздать важные протоколы собраний вместе с повесткой дня.

3. Заранее подготовьте место для проведения собрания. В день проведения собрания вам следует убедиться в том, что комната или зал, в которых вы хотите провести заседание, чистые, презентабельные и готовы к приходу участников. Вам также нужно удостовериться, что все технические компоненты собрания (презентации, проекторы, экраны и так далее) работают надлежащим образом, и полностью готовы к использованию – неразбериха с техникой может привести к тому, что вы потратите ценное время и отклонитесь от заданного плана.

   • Если вы используете электронную презентацию (к примеру, PowerPoint и так далее), уделите минутку, чтобы разобраться с устройством дистанционного управления или пультом, которые вы будете использовать для переключения слайдов. Не стоит тратить время, разбираясь с элементами управления, если вы можете потратить его на обсуждение важных вопросов.

   Часть 2

   вести себя как председатель во время собрания

   1. Откройте заседание. Когда придет назначенное время, и соберутся все участники собрания (или, по крайней мере, все важные фигуры), обратите на себя внимание каждого из сидящих в зале. Представьтесь как председатель собрания и расскажите о том, какую цель преследует данное собрание. Установите намеченные временные рамки собрания, сообщив всем о предполагаемом времени окончания собрания – оно может затянуться или пройти быстрее, но лучше заранее установить намеченные временные рамки. Это поможет провести собрание по плану. Если некоторые участники не знакомы друг с другом, уделите минутку на то, чтобы провести быструю перекличку и представить важных участников.

      Подведите итог важных пунктов предыдущих собраний. Начиная собрания, которые являются частью длительного неоконченного проекта, вам следует кратко ввести всех участников в курс дела, рассказав им о проекте, быстро суммировав все важные события или решения, принятые на предыдущих собраниях. Не все присутствующие могут быть так же хорошо осведомлены об обсуждаемых вопросах, как вы, поэтому для того, чтобы собрание прошло результативно и эффективно, следует быстро ввести всех в курс дела.

      Разрешите важным участникам доложить о состоянии дел. Затем дайте слово людям, обладающим соответствующей информацией, чтобы они рассказали участникам заседания о новых или недавних событиях, произошедших с момента последней встречи. Практически это может быть все, что угодно. К примеру, новые проблемы, с которыми столкнулось ваше предприятие или организация, кадровые изменения, проектные разработки, а также изменения стратегии – все это может быть рассмотрено на заседании. Участники собрания также захотят услышать о результатах каких-либо конкретных действий, предпринятых вследствие решений, принятых на последнем собрании.

      Обратите внимание слушателей на нерешенные проблемы. Если есть проблемы, которые остались нерешенными или решения, которые не смогли принять на предыдущем собрании, постарайтесь разобраться с ними перед тем, как переходить к новым задачам. Чем дольше вы откладываете решение старых проблем, тем меньше участники собрания захотят брать на себя ответственность за их решение, поэтому постарайтесь припереть их к стенке и разобраться с затяжными нерешенными проблемами во время собрания. Обычно нерешенные вопросы помечаются как «нерешенные» или «отложенные до следующего обсуждения» в протоколах предыдущих собраний.

      • В зависимости от атмосферы в коллективе и правил, на вашем предприятии или в организации может быть специальный порядок принятия решений. К примеру, возможно, участникам собрания следует просто прийти к единому решению большинством голосов или выбрать группу из высокопоставленных людей, в задачи которой входит принятие всех решений.
      • Стоит отметить, что некоторые вопросы слишком обширны для решения на собраниях. Не обязательно рассуждать о развитии долгосрочных проектов, которые еще не окончены. Но все же вы должны поднимать решение вопросов или проектов, которыми необходимо заняться сейчас.

   2. Поговорите о новых предприятиях. Затем поднимите новые проблемы, дела и вопросы, которые нужно обсудить. Причины этих проблем должны крыться в событиях, произошедших после предыдущего собрания, а также имеющихся в настоящее время. Постарайтесь добиться от участников конкретных, ясных решений – чем больше вопросов вы оставите нерешенными, тем больше нерешенных дел вам придется разбирать на следующем собрании.

      Подведите итоги собрания. Когда вы затронули дела, оставшиеся в прошлом и происходящие сейчас, уделите время на то, чтобы подвести итоги для всех участников собрания. Разберите результаты всех принятых решений, при необходимости дайте конкретные задания участникам собрания, выполнение которых вы будете ожидать к следующему собранию.

      • Этот ключевой пункт – ваш последний шанс убедиться в том, что каждый покинул совещательный зал, получив точное представление о ваших проектах и о том, что от него ожидается.

   3. И напоследок заложите основу для следующего собрания. В конце скажите всем, чего им следует ожидать от следующего собрания, и, если вы уже начали его планировать, озвучьте предполагаемое место его проведения. Тогда участники собрания поймут, что существует непрерывная связь между проектами и решениями, и у них есть время на то, чтобы двигаться вперед или выполнить поставленные перед ними задачи.

      • Учтите, что наличие плана следующего собрания необязательно, если на своем собрании вы подняли все прошлые и настоящие вопросы. Но если есть еще достаточно нерешенных дел, а вы хотите быть уверенными в том, что их обсудят в будущем или хотите проследить за развитием определенных проектов, то, возможно, лучше заранее подготовить почву.

   Часть 3

   результативно провести собрание

   1. Руководите обсуждением, но не занимайте господствующее положение. Одна из обязанностей председателя собрания, которым вы являетесь – это поддерживать обсуждение и следить, чтобы оно шло по плану. Вы не должны навязывать свое мнение по каждому вопросу или вести обсуждение по точному графику. Будьте гибкими. Пусть участники собрания свободно высказываются и поднимают новые вопросы для обсуждения, даже если они не были отмечены в повестке дня. Вы можете мягко изменить ход дискуссии или сменить тему, чтобы обсуждение шло по плану, но не следует вмешиваться по мелочам. Ведь вы же преследуете общие цели.

      • Во время проведения собрания внимательно следите за тем, чтобы не отклониться от повестки дня. Если вы отстали, возможно, вам придется пропустить некоторые вопросы или отложить их на потом для экономии времени. Не бойтесь это сделать, если обсуждаемые вопросы действительно являются важными.

      • Не оставляйте без внимания сложные или щекотливые вопросы. Если компетентный председатель не возьмет их под свой контроль, собрания будут проходить в высшей степени непродуктивно. Постарайтесь убедиться в том, что каждый важный вопрос был поднят. Не позволяйте участникам перекладывать ответственность на других или придумывать нелепые отговорки касательно тех проблем, которые не были освещены. Постарайтесь припереть их к стенке и добиться ответов на те вопросы, которые никто не хочет поднимать. Несмотря на то, что это может прийтись по вкусу не всем участникам, подобные щекотливые вопросы требуют точного ответа, чтобы собрание прошло как можно более результативно.

        • Убедитесь в том, чтобы важные решения были запротоколированы (если у вас есть официальные делопроизводители или протоколисты, поручите им выполнение этой задачи). Если вы хотите взять на себя труд ответить на сложные вопросы, стоит удостовериться, что полученные вами ответы будут запротоколированы надлежащим образом.

      • Следите за временем. Собрания не зря имеют плохую репутацию – многие люди считают их пустой тратой времени. Чтобы ваше собрание не затянулось, будучи председателем, вы должны следить за тем, чтобы обсуждение не стояло на месте. Не бойтесь откладывать некоторые незначительные вопросы или обсуждения на потом, если вы видите, что собрание продолжается дольше, чем вы ожидали. Будьте готовы на лету менять свое расписание, чтобы убедиться в том, что вы не потратили драгоценного времени ни одного из его участников.

Вызвала мощный отклик среди его читателей. Несколько моих клиентов призналось, что в рассказанной истории они узнали себя: дескать, статья «на злобу дня» и «не в бровь, а в глаз». Учитывая актуальность поднятой темы, мне захотелось продолжить ее и рассказать о ключевых моментах, которых полезно придерживаться при внедрении в компании изменений.

Собственно, таких ключевых моментов всего два.

Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в фирме изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону». Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений). Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.

Итак, сразу после того, как вы определились с новой стратегией развития компании, назначили сроки и критерии успешности ее внедрения, проведите общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично - это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.

Во время собрания расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме, и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.

По сути, вам нужно «продать» новую стратегию развития фирмы вашим работникам, чтобы она была лояльно ими воспринята и «прижилась» в максимально короткие сроки. Стратегия такой презентации очень похожа на ту, которую я описала в . При этом старайтесь говорить о том, что важно и ценно именно для ваших сотрудников, а не «физическому коню в вакууме». Скорее всего, ваш персонал больше вдохновит аргумент: «Теперь у вас появится возможность сделать карьеру в нашей компании», нежели «Благодаря этим нововведениям фирма существенно сэкономит на зарплатном фонде».

Лично я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Вот почему, когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба. © Д. Карнеги

Если изменения, которые вы планируете, достаточно масштабны, хорошим решением будет установить «переходный период» для перестройки персонала на «новые рельсы». В зависимости от глобальности изменений вы можете определить срок от 2-х недель до месяца.

В этот «переходный период» персонал уже должен будет действовать по-новому, в соответствии с вновь установленными правилами (соответственно, и спрос с него будет уже по новым меркам), но при этом меры наказания за допускаемые ошибки будут минимальны или же вообще отсутствовать.

Очень важно, чтобы наряду с этим вы позаботились об обучении сотрудников новым стандартам работы, чтобы ваши люди не были предоставлены сами себе, а своевременно получали подсказки и ответы на возникающие у них вопросы (это могут быть как , так и ежедневные 10-минутные планерки перед началом рабочего дня).

При этом доведите персоналу, что если у него в установленный срок не возникает вопросов и уточнений касательно нововведений, то по умолчанию считается, что сотрудникам все понятно. Поэтому по окончании «переходного периода» отмазки касательно ненадлежащего выполнения работы типа «я не понял, как это правильно делать» не принимаются и засчитываются как ошибки и нарушения (со всеми вытекающими последствиями).

Следующий важный шаг - это убедиться, что каждый сотрудник в достаточной мере ознакомился с новыми «правилами игры». Распечатайте новые стандарты (или, на крайний случай, протокол собрания) и выдайте каждому присутствующему под роспись, а также назначьте срок, в который работники должны досконально изучить предоставленные документы.

Продумайте меры взыскания за недобросовестное отношение к поставленной задаче: от выговора с занесением в личное дело до штрафа. Обязательно проконтролируйте выполнение вашего распоряжения, иначе подчиненные быстро «просекут», что ваши наказы выполнять не обязательно, и им за это «ничего не будет». Соответственно, и работать они будут «по старинке», а ваши попытки провести в компании изменения канут в лету.

Так, вы можете к назначенной дате организовать тестирование персонала на знание новых стандартов работы, и тем сотрудникам, которые не выполнили или плохо справились с задачей, установить «исправительный срок» в 1-2 дня. После этого проведите повторное тестирование и к тем, кто и в этот раз проигнорировал ваше распоряжение, примените соответствующие меры наказания, невзирая на былые заслуги «провинившихся».

Не поддавайтесь искушению ограничиться уговорами и/или просто «пожурить». Практика показывает, что убеждения «на словах» не помогают, и каждый раз люди будут надеяться, что «авось пронесет». Доносите серьезность ваших намерений, наказывая рублем. Или же и вовсе прощаясь с нелояльными сотрудниками. Часто 1-2-х показательных увольнений бывает достаточно, чтобы у остальных вдруг все стало получаться и претензии и недовольства испарились сами собой. Кроме того, в большинстве случаев научить нового человека «с нуля» гораздо легче, чем переучивать.

Если же оставить в фирме «непокорных» работников, то это, во-первых, будет «дурной пример» для остальных, а во-вторых, эти «троянцы» изнутри могут так разложить коллектив, что потом вы будете вынуждены заменить полностью весь персонал.

«У меня есть команда менеджеров. Среди них есть человек, который хочет подмять под себя коллектив, но делает это не в открытую, а так, потихоньку... Когда у нее плохое настроение, она портит его другим менеджерам. Когда я присутствую в эти моменты - она замолкает и ничего не говорит, а любит за спиной говорить, втихую ходить жаловаться. Из-за этого менеджера убрали предыдущего начальника отдела продаж и трех менеджеров. Работает она здесь давно, около 4-х лет. Соответственно, пока что у нее сильный козырь есть, что она долго работает. Я делал анализ ее работы - все клиенты уволенных менеджеров были переданы ей, она справляется со своей работой, делает ее профессионально, но в личном плане разлагает коллектив, из-за нее беспорядок, постоянно приходится напрягаться по этому поводу и выпытывать некоторые рабочие моменты». © Из частных разговоров с руководителями

Запомните: раковую опухоль нужно удалять своевременно. Не бойтесь оказаться «плохим». Нет, я, конечно, не призываю вас становиться тираном. Я всего лишь ратую за одинаково справедливую требовательность к каждому сотруднику компании.

Можно любить тех, кому приказываешь, но нельзя говорить им об этом. © Антуан Сент-Экзюпери

В конце концов, у вас здесь не клуб по интересам. Вы платите людям за то, что они работают по установленным вами правилам. Причем эти правила могут меняться в одностороннем порядке. И если вы позволите сотрудникам «продавить» вас и изменить правила «под себя», так, как удобно им, вы можете в итоге получить совсем не тот результат, который ожидали увидеть, когда затевали все эти перемены.

Это только кажется, что «ладно, вот тут чуть-чуть уступим», «здесь снизим требования», «а это, может, и вовсе не обязательно». На самом же деле только безукоризненное следование правилам – залог стабильного получения результата.

Хочешь испечь вкусный торт – следуй правилам (рецепту): яйца нужно взбивать отдельно, муки класть ровно 200 г, выпекать ровно 60 минут и только при температуре 200 градусов.

Хочешь доехать из пункта А в пункт В – следуй правилам дорожного движения: держись правой полосы дороги, останавливайся на красный свет светофора, не обгоняй по сплошной.

Хочешь похудеть – следуй правилам здорового образа жизни: потребляй меньше калорий, чем расходуешь, занимайся спортом, ешь больше овощей и фруктов и меньше жирного и сладкого и т.д.

Представьте, какой начался бы бардак, если бы все автомобилисты ездили не так, как положено, а как им вздумается? А что будет, если вместо муки в торт положить соль? Или добавить не 200 г муки, а полкило? Или выпекать не 60 минут, а всего 6? Получите вы тот результат, который ожидаете?

Так и здесь. Если вы твердо решили внедрить изменения в компании, действуйте, несмотря ни на что, строго требуйте от персонала соблюдения всех пунктов, как задумано. И без сожалений прощайтесь с теми, кому оказалось с вами «не по пути». Иначе ваше время и прочие ресурсы, потраченные на разработку новой стратегии, будут потрачены впустую, и воз так и останется на прежнем месте. А это значит, что вы по-прежнему будете терять прибыль.

Все готовы работать?

Да….

Прекрасно, идем и работаем!

Знакома ситуация?

Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.

Основные цели собрания смены:

1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);

2. Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);

3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;

4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).

Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:

1. Мотивация сотрудников

2. Информирование сотрудников

3. Эффективное выслушивание сотрудников

Собрания

Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.

Преимущества :

Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.

Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.

Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.

Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.

Стандарты проведения собрания смены

При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:

1. Структура собрания должна быть простой

2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию

3. Подводите итоги собрания

4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы

5. Делайте заключительный обзор

Структура собрания должна быть простой

Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.

Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:

«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».

«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».

Основная часть собрания

В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.

Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.

Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.

Вопросы и ответы

На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.

Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?

Обзор

На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.

В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.

Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»

Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:

реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.

Заключение - призыв

Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…

Возможные проблемы

Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:

• Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
• Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
• «Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
• Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
• Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.

Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.

Отслеживайте новые статьи, получайте результат!

С уважением, команда Diamond-training

Собрания должны быть, как специи, которыми посыпают блюдо. Слишком много специй разрушает блюдо. Слишком много собраний уничтожают боевой дух и мотивацию торговых представителей.

Предлагаем вам 5 советов, которые вы можете использовать, чтоб сделать собрания более эффективными.

1. Составьте четкий план и цель собрания

Подготовьтесь к собранию как к деловой встрече, где у вас есть четкая определенная цель. Воспринимайте торговых представителей, как бизнес партнеров, с которыми хотите заключить деловую сделку.

Пример начала собрания:

«Перед нами поставлена задача увеличить объемы продаж путем повышения эффективности работы на маршруте свыше 75%. Что такое эффективность работы на маршруте, хочу показать Вам в коротком видео (покажите этот видео ролик до периода 1:14).

После этого озвучьте цель собрания: «Цель сегодняшнего собрания — спланировать целевые задачи на каждый день по вашему маршруту на январь 2016г (4 недели)».

2. Регламентируйте время собрания

Знаете, что больше всего раздражает при встрече? Это непонимание когда все это закончится. Убедитесь, что установлена четкая продолжительность встречи. Это сделает ее более продуктивной, ведь все будут знать, что время на исходе. Установите тайминг для каждого вопроса и следуйте этому таймингу.

Пример:

Регламент работы на сегодня:

1. Согласовать План по количеству визитов на каждый день на период 4 недели — с 4 по 31 января 2016г. Время – 1 час.
2. Спланировать коэффициент увеличения эффективности работы на маршруте исходя из прошлых показателей по каждому дню. Время – 30 минут.
3. Ответы на общие вопросы. Время – 20 минут

3. Пригласите только нужных людей

Очень часто на собрания приглашают всю команду торговых представителей, даже если это их может и не касаться. Часто для разбора промаха одного из торговых представителей приглашают на собрание всех в качестве воспитательной меры. Откажитесь от подобного рода собраний для всех. Цените время каждого человека и пригласите только тех, кому на собрании быть обязательно.

В нашем примере, пригласите на собрание только тех торговых представителей, чей показатель эффективности работы на маршруте ниже установленной нормы, скажем ниже 75%. Распечатайте объявление и повесьте его на доску объявления:

Вы же знаете, как мы не любим сами посещать собрания. Подобная практика проведения таких собраний носит и воспитательный характер. Торговые представители будут думать: «Лучше я сделаю показатель в 75% и не пойду на собрание, которое заберет у меня 2 часа времени и тем более в выходной день».

Но есть собрания, на которые надо побуждать придти всех торговых представителей. Для этого составьте объявление, которое побудит их придти на него.

К примеру:

4. Дайте каждому шанс высказаться

Были проведены исследования, которые показали, что на собраниях чаще всего говорят только руководители. Оно показало, что это разрушает возможность инноваций в компании, потому что есть идеи только руководителя. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию.

Пример:

«Мы выбрали 20 наименований позиций, которые приносят компании 50% валовой прибыли. Из этого списка предстоит выбрать 5 конкретных наименований, которые будут закреплены за каждой торговой точкой как стандарт заказа по ассортименту.

Хотел бы услышать ваше мнение, какие позиции лучше закреплять для каждого сегмента розницы и какие позиции нужно выбрать под «сложные» торговые точки.»

5. Используйте программы, чтоб отлеживать выполнение заданий

Зачастую собрания проводят, чтобы узнать результаты по торговым представителям за текущий день и узнать причины отсутствия заказов и оплат по торговым точкам. Но это можно узнать дистанционно, если у вас автоматизирован контроль промежуточных и итоговых результатов за день по каждому маршруту. Это избавиться от ненужных утренних и вечерних собраний, а самое главное позволит повысить эффективность работы торговых представителей.

Есть компании, в которых существует традиция проводить собрания персонала. И могу сказать, что ATManagement Group не исключение. Мое успешное действие как исполнительного директора - это каждую пятницу проводить такие собрания.

Кто-то может подумать, что это трата времени персонала, и это время нужно уделять работе. Но для меня это отличная возможность зарядить своих сотрудников и дать подтверждение за отличную работу.

Какие задачи решаю я, когда провожу собрания персонала:

• Сотрудники понимают, как идут дела в компании, я информирую их о новостях.
• Руководители компании берут бОльшую ответственность за свои области и работают более эффективно (я покажу в этой статье, за счет чего это происходит).
• Сотрудники компании нацеливаются на достижение хороших результатов на новой неделе.
• Обмен опытом.

Я думаю, каждому руководителю хотелось бы каждую неделю видеть сотрудников, заряженных на достижение цели и повышение своей результативности. Конечно, одними собраниями этого не достичь, должен быть комплекс действий. Например, статистики (об этом можно узнать из видеокурса «Управление на основе статистик» на сайте www.rb.tv). Но как показывает моя практика - правильно проведенное собрание и регулярность этих собраний - это уже половина успеха.

С чего начать?

Решите, в какие дни Вы будете проводить собрание. Определите время. И начните делать это регулярно. Если Вы решили, что это будет 9.00 понедельника, то каждый понедельник не позже и не раньше проводите их!

Персонал может начать высказывать свои недовольства, «бубнеть», но кто в доме хозяин?! :) Уверяю Вас, через месяц таких еженедельных собраний Ваши сотрудники будут первыми приходить на работу!

Собрание я предпочитаю начинать с «переклички». Если компания небольшая, то можно делать это по именам. Я делаю перекличку по отделениям - как Вам будет удобно.

Проблемы и их решения

Этот этап собрания мне нравится больше всего.

Согласитесь, чаще всего проблемы решает сам руководитель. И как ценно, когда сотрудники приходят к нам не с вопросами, а уже с ответами! Эта часть собрания нацелена на то, чтобы сотрудники рассказали о том, с какими проблемами они столкнулись на прошлой неделе и как с ними справились. На этом этапе важно услышать именно уже решенные проблемы.

Вы можете начать эту часть с вопроса: «У кого на этой неделе были проблемы?» И Ваши сотрудники поднимут руки. После чего следует очередной вопрос: «А кто справился с этими проблемами?» И дальше попросите рассказать, как сотрудники справились со сложными ситуациями в своей работе.

Возможно, поначалу рук будет не так много, но чем дальше в лес, тем больше дров:) Когда в нашей компании было 20 человек, эта часть собрания длилась 20 минут. Сейчас, когда в Питерском офисе 40 человек, об успешных действиях и решениях проблем мы можем говорить часами.

Что интересно: чем продуктивнее была неделя, тем больше было проблем, с которыми люди справились. А когда сотрудники слушают, какие проблемы смогли решить их коллеги, они верят, что нет неразрешимых ситуаций, и они могут справиться с любыми сложностями. И вот еще: какие-то успешные действия Маши Петровой могут стать очень полезными в работе Васи Иванова.

Планы на неделю

После того, как сотрудники поделились своими успешными действиями, решениями проблем, я перехожу к общим объявлениям.

Что это может быть: новые акции для клиентов, новые правила компании, представление новых сотрудников или переводы на должности, праздничные дни и прочее.

Теперь исполнительный директор передает слово своим помощникам: коммерческому директору/директору по производству/ директору по развитию. Если в Вашей компании нет этих директоров, но есть ответственные за разные подразделения, то это их час.

По очереди руководители областей демонстрируют результаты за прошлую неделю (мы показываем статистики, это очень наглядно) и говорят, что было сделано их подразделением и что они планируют сделать.

Коммерческий директор говорит об общем доходе компании, планах по маркетингу и пр.

Директор по производству - о том, какие успехи на производстве, как дела с предоставлением услуг и так далее.

И завершающий этап проведения собрания - это так называемая раздача слонов. На общем собрании персонала мы всегда хвалим хорошие показатели, но никогда при людях не ругаем. Отчитать лучше тет-а-тет. Если за неделю у кого-то из сотрудников были выдающиеся показатели, именно на собрании самое время отметить таких молодцов публично.

Под завершение обязательно поблагодарите всех сотрудников за работу на прошлой неделе, напомните, какие цели стоят на следующую. В конце можете прочитать какую-нибудь вдохновляющую цитату. Собрание всегда должно закончиться на позитивной ноте!

Таким образом, «цель собраний персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством - и тем самым дает возможность группе контролировать свой доход». (Л. Рон Хаббард, статья «Еженедельные собрания персонала»)

Поэкспериментируйте с таким вариантом собрания у себя в компании, а я буду рада услышать Ваши успехи или вопросы.

Интересных Вам собраний!